Episódio 4
A boa gestão de estoque é uma tarefa um tanto complexa, pois há muitos problemas que devem ser analisados e controles que devem ser implementados. No entanto, os benefícios são muitos, especialmente para empresas de pequeno porte, que passam a ter uma maior eficiência e, consequentemente, lucratividade. Confira algumas boas práticas a serem implementadas:
1. Realize inventários
O primeiro passo é crucial. Você deve fazer o levantamento físico de todos os itens presentes em seu estoque por meio de um inventário. Durante esse procedimento, é importante que você aproveite para organizar a disposição de seus produtos. Separe-os por tipo, cada qual em localidade específica. Esse mapeamento melhora a movimentação de mercadorias no estoque e dá mais agilidade a diversos processos.
Além disso, é importante, nessa etapa, fazer o levantamento da data de vencimento de produtos perecíveis, caso haja, e verificar o estado de conservação dos produtos.
Como registrar os dados de inventário?
Existem diferentes formas de compilar os dados do inventário. As mais comuns são:
- Manualmente, utilizando lápis / caneta e papel;
- Utilizando planilhas eletrônicas;
- Com um sistema de gerenciamento de estoque.
Embora a última opção exija investimento, no longo prazo ela fará com que sua empresa se torne muito mais ágil e competitiva, com controles muito mais elaborados e eficazes.
2. Destaque todas as informações importantes
Qualquer que seja a forma que você decida utilizar para compilar suas informações de inventário, é crucial estabelecer as informações relevantes a serem levantadas. Se você não conseguir registrar as informações com precisão, poderá acabar tomando decisões incorretas, que impactarão negativamente a saúde financeira de seu negócio.
Cada item de estoque tem muitas informações que podem ser relevantes para tomada de decisões. Dentre as principais, destacam-se:
- Número de referência ou número de controle do bem
- Custo
- Fabricante
- Categoria
- Localização
- Validade
Além disso, podem ser incluídas informações específicas do fornecedor, como o número do pedido e quaisquer outros critérios úteis para o seu negócio (cor, tamanho, modelo, etc.).
Para conhecer a fundo o seu estoque é preciso entender como a mercadoria se movimenta, e isso implica em acompanhar o ciclo de vida de cada item, desde a data de compra do fornecedor até as datas de venda, bem como o custo e o preço de venda.
3. Preste atenção aos custos e às receitas
O gerenciamento de estoque não se limita apenas ao controle físico. Para que o negócio seja bem sucedido, é preciso monitorar o estoque levando em consideração o valor de seus produtos e, também, seu giro e sua margem de lucro.
Para gerenciar o estoque dessa maneira é necessário saber não apenas o produto que mais vende, mas, também, qual gera maiores lucros. Para isso você precisa considerar o preço de venda (incluindo os descontos aplicados) de seus itens.
Sistemas de gestão mais completos possuem integração com a gestão de compras e de vendas, possibilitando obter maior precisão do seu controle de estoque.
Com estas informações você será capaz de:
- Concentrar-se nos produtos com maiores lucratividades.
- Conhecer os produtos de maior e pior desempenho por quantidade e por margem.
- Gerenciar melhor seus descontos, com uma informação precisa do custo do item.
4. Gerencie seu estoque com um único sistema
Gerir o seu estoque a partir de sistemas diferentes é uma enorme perda de tempo, além de ser muito fácil cometer erros. Escolher um único sistema para controlar seus inventários tornará tudo muito mais fácil.
Um sistema de gestão de estoque centralizado permitirá que você:
- Centralize suas informações e automatize processos
- Reduza os erros
- Acompanhe toda a movimentação dos itens de estoque, da entrada até a venda
- Controle os insumos utilizados na produção de seus produtos
- Monitore os níveis de estoque.
5. Monitore suas vendas para que você nunca fique sem mercadoria
De todos os problemas que as lojas podem encontrar, ficar sem estoque é um dos mais perigosos. Monitorar as vendas é uma estratégia vital para o crescimento dos negócios, não apenas para controlar o estoque.
Com base nessa informação, você pode prever melhor suas necessidades de compra e garantir que a empresa tenha encomendado o suficiente para determinado período, por meio de análise do histórico de vendas e levando em conta projeções de crescimento da economia e do seu setor de atuação.
Analise os seus principais produtos. Eles estão vendendo mais rápido do que o esperado? Você pode ter que fazer um pedido especial. Estão vendendo menos que o esperado? Talvez você tenha que oferecer descontos ou condições diferenciadas de pagamento para não ficar com o item parado em estoque.
6. Gerencie suas mercadorias antigas
Administrar o estoque antigo corretamente irá ajudá-lo a evitar a perda de mercadorias, seja por obsolescência ou perda da validade e ajudará a empresa a não incorrer em prejuízos.
Analisar os itens com baixa movimentação em estoque também é uma boa estratégia para evitar produção em excesso ou mesmo elaborar estratégias para aumentar o giro do produto.
Com um sistema de gerenciamento de estoque adequado e seguindo as práticas recomendadas anteriormente, você irá manter seu estoque atualizado e, consequentemente, seus clientes satisfeitos com a disponibilidade dos produtos.
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