5 passos para implementar um sistema de gestão de frotas

Data de publicação: 13/06/2017

Um sistema de gestão de frotas não apenas ajuda na tomada de decisão, inclusive em tempo real, como também reduz os custos, diminui o número de atrasos e melhora os resultados logísticos em geral. Para que todos esses resultados sejam experimentados, entretanto, é preciso fazer a implementação correta do sistema.

Veja a seguir cinco passos para acertar na implantação dessa solução em seu negócio!

Mapeie as necessidades da frota

Embora as frotas precisem de soluções como controle de combustível, de manutenção e planejamento de rotas, nem todas elas são iguais. Isso porque o tamanho das frotas, o tempo de entrega e as condições da carga fazem com que a necessidade de cada uma delas seja diferente.

Por isso, antes de programar um sistema de gestão, é preciso analisar o tamanho dessa frota, sua disponibilidade, os tipos e idades dos veículos e outras características que são relacionadas ao transporte em si.

Escolha o sistema adequado

Ao identificar quais são as necessidades, deve-se partir para a escolha adequada do sistema que será implementado. Nesse sentido, é preciso que ele seja tão conveniente e flexível quanto necessário. Isso significa que o sistema de frotas precisa contar com os módulos necessários para a gestão ideal, de modo a garantir uma administração mais assertiva.

Também é desejável que ele seja relativamente personalizável, escolhendo o que é mais importante para a gestão. De qualquer forma, fazer tal análise com base nas necessidades evita que você adquira um sistema que mais complique a situação da frota do que a ajude.

Planeje como ocorrerá a implantação

Com o sistema escolhido, é hora de planejar a implantação. Normalmente, ela pode ser feita de maneira rápida ou em cascata. No sistema rápido, um sistema de monitoramento de veículos é instalado junto com o software de gestão, por exemplo. Já no método em cascata, o início de cada etapa depende do término da etapa anterior.

Fazer esse planejamento é especialmente necessário porque é o que garantirá que nenhum passo fique de fora. Essa etapa é ainda mais indispensável dependendo da complexidade da sua gestão de frotas: quanto maior for a frota ou quanto mais restritos forem os prazos, por exemplo, mais planejamento é exigido.

Treine os funcionários

Para que o sistema de gestão de frotas funcione dentro do esperado, é necessário que o seu uso seja feito da maneira correta e a única forma de garantir isso é treinando os funcionários. Por isso, é importante ter em vista que a implementação de um sistema não significa apenas tê-lo disponível e funcionando, mas também treinar quem vai utilizá-lo da maneira adequada.

Fazer treinamentos e tirar dúvidas dos funcionários, especialmente se essa implementação significar uma grande mudança, diminuirá as chances de erros ou de uso abaixo do esperado.

Meça resultados e otimize

Por mais que você faça tudo certo na implementação de um sistema de frotas, os resultados sempre podem ser melhores. Pode ser uma mudança de parâmetro ou mesmo uma forma de entrar ou analisar os dados: certas mudanças causam impactos positivos em um uso já benéfico do sistema de gestão.

Por isso, depois que o sistema de gestão de frotas estiver em funcionamento pleno dentro de sua empresa, é necessário mensurar e acompanhar os resultados desse software. Faça testes e melhorias, a fim de otimizar seu uso e aumentar o poder desse sistema na sua frota.

Para implementar um sistema de gestão, é preciso escolher aquele que atenda às necessidades de frota e, em seguida, planejar essa implantação. Treinar os funcionários é indispensável na sequência e medir e otimizar os resultados faz com que o uso desse sistema seja cada vez mais relevante.


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